Kabar Terkini

Salah Kaprah Menghitung Donasi dan Sumbangan

Financial graphs and charts

Ternyata banyak dari kita masih salah dalam menghitung anggaran acara seni. Akhirnya kesalahan ini malah dicurigai membohongi para donatur dari inisiatif kita. Menghitung donasi dengan benar ternyata bergantung dari bagaimana kita di awal konsepsi acara membangun budget atau anggaran. Dan ternyata kalau diperhatikan dengan seksama, seringkali penyusunan anggaran kegiatan seni di Indonesia sering salah kaprah yang menyebabkan persepsi yang salah akan donasi dan nilai dari donasi itu sendiri.

Untuk mengevaluasi nilai dari sebuah donasi/sumbangan ternyata harus cakap. Yang pertama adalah dengan melihat secara utuh melihat penyusunan anggaran. Anggaran yang detail dan menyeluruh adalah satu instrumen yang paling penting. Dengan demikian nilai dari sebuah kegiatan seni tersebut akan sungguh terlihat sebagai sesuatu yang nyata dan bukannya malah terlihat terlalu bengkak ataupun terlalu susut. Dengan demikian penyelenggara juga dapat menilai dengan pasti sumbangan dalam bentuk barang/jasa. Mungkin lebih jelasnya penulis akan menggunakan contoh untuk menggarap persoalan ini dan melihat bagaimana seharusnya penganggaran harus dilakukan dalam organisasi non-profit.

Dalam sebuah persiapan acara festival di sebuah kota, penyelenggara sedang menyusun anggaran. Sampailah pada bagian akomodasi seniman. Berdasarkan perhitungan penyelenggara, anggaran penginapan yang seharusnya dihitung adalah Rp.350.000 per orang per malam. Acara ini kebetulan didukung oleh 20 orang seniman dan berlangsung selama empat hari dan penginapan yang disediakan adalah untuk 5 malam. Apabila dihitung-hitung anggaran yang harus dipersiapkan adalah Rp.35.0000.000.

Tak berapa lama, penyelenggara mendapatkan kabar. Seorang rekan telah berhasil mengajak 10 orang rekan seniman lokal dan pemerhati yang bersedia menyediakan 20 buah kamar rumah mereka secara cuma-cuma bagi para seniman ini selama seminggu di kota tersebut. Apa yang harus dilakukan?

Langkah salah kaprah yang terjadi adalah penyelenggara kemudian menghapus pos anggaran akomodasi Rp.35 juta ini dari daftar anggaran dikarenakan dianggap sudah berhasil ditangani dan tidak perlu terlalu dipusingkan lagi. Ini adalah salah langkah yang paling sering terjadi yang mengakibatkan anggaran festival tidak mencerminkan anggaran belanja penyelenggaraan yang sesungguhnya terjadi.

Yang sesungguhnya terjadi adalah pengeluaran untuk penginapan tersebut tetap ada. Karenanya pos anggaran tersebut harus tetap tercatat dan tidak boleh dihapus dari rincian anggaran utama. Namun pos pengeluaran berhasil ditutupi oleh donasi 10 orang rekan seniman lokal dan pemerhati dalam bentuk peminjaman kamar. Peminjaman ini sendiri bernilai 35 juta rupiah sesuai dengan anggaran yang ditulis di anggaran utama. Karenanya dapat dikatakan bahwa sebenarnya festival ini telah mendapatkan sumbangan dana sebesar Rp.35 juta dari 10 orang donatur hanya saja tidak dalam bentuk uang melainkan pinjaman/pemberian barang. Apabila ada satu donatur menampung 2 orang, dapat langsung dihitung pula ia telah berkontribusi sebesar Rp.3,5 juta untuk acara ini.

Hal ini berlaku untuk banyak hal lain, dimulai dari pinjaman tempat latihan, donasi kostum, tumpangan kendaraan hingga tetek bengek seperti konsumsi dan snack dan bahkan alat kantor dan tenaga sukarelawan. Besarnya anggaran seni di luar negeri pun sebenarnya karena menghitung dengan pasti berapa tenaga paruh waktu sukarelawan yang digunakan. Misal untuk penyelenggaraan lokakarya, dibutuhkan satu orang pengajar ahli dan dua orang asisten pengajar dan biasanya ditarik dari sukarelawan. Nah, pengajar ahli misalnya diupah satu juta rupiah dan paruh kemudian mempekerjakan dua orang paruh waktu dengan upah Rp.300,000.

Yang salah kaprah dan sering terjadi adalah pencantuman anggaran hanya sang pengajar ahli yang satu juta rupiah, sedang sang sukarelawan dihapuskan begitu saja dianggap tidak ada. Padahal seharusnya semuanya tentu harus dihitung. Dua orang sukarelawan ini telah menyumbangkan tenaga yang ekuivalen dengan Rp.600,000 untuk lokakarya tersebut dan untuk organisasi. Sehingga total anggaran adalah Rp1,6 juta rupiah, namun yang sungguh dikeluarkan dari kas adalah 1juta dalam bentuk uang, sedang sukarelawan ini menyumbangkan tenaga dan waktu senilai Rp.600 ribu namun tidak mengubah posisi cashflow organisasi.

Dengan demikian perhitungan akuntansi seperti ini akan lebih transparan dan juga lebih tertata dan akuntabel. Meski budget bisa jadi terlihat lebih besar, namun secara riil uang yang harus dicari tidak tentu lebih banyak dari anggaran lama yang salah kaprah. Budget dan anggaran itu bukan hanya sekedar uang tapi juga kesadaran bahwa donasi, pinjaman dan kebaikan donatur adalah aset yang berharga bagi organisasi non-profit. Pun penyelenggara dapat dengan tepat melihat siapa-siapa saja yang telah berkontribusi dalam penyelenggaraan acara dan seberapa besar dukungan pribadi/kelompok maupun instansi tersebut dalam acara ini. Dan bukan hanya soal perhitungan yang jelas, namun sebagai organisasi penyelenggara pun dapat dengan lapang mengucapkan terimakasih secara layak kepada donatur-donatur seperti ini.

About mikebm (1163 Articles)
An arts journalist, a conductor, an educator, a young arts manager whose passion drove him to leave a multinational IT cooperation to study Arts Administration and Cultural Policy in London and went back to Indonesia to build the scene there.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: